La dématérialisation de factures consiste la numérisation des factures du support papier au sous format électronique. Et la facture électronique désigne la facturation en ligne ou l’e-facture. Donc, la question se focalise sur le déroulement de cette facturation. Il est important de savoir les démarches et les types de factures clients.
Ce qu’il faut savoir sur la facturation électronique
La facturation électronique signifie la dématérialisation de la transaction financière. Alors, elle sera considérée comme pièce justificative en fiscalité et en comptabilité générale. Également, la dématérialisation fiscale permet aux sujets à la taxe sur la valeur ajoutée d’effectuer des gains de productivité. Cela se réalise grâce à l’utilisation d’un archivage légal dématérialisé.
La facturation numérique consiste à créer électroniquement des supports de facturation comme les devis factures et les bons de commande. Grâce au logiciel facturation comme Saas et CRM, il est possible d’effectuer le paiement direct des factures en ligne. Avec le modèle cloudcomputing, la gestion technique du système d’infrastructure est externalisée. Dans le cloud, le modèle de facturation informatique est changé. De même, le logiciel de comptabilité en facturation est important pour l’amélioration de la facturation. Ce logiciel d’automatisation produit la création des bons de commande jusqu’à la transformation en facture. Il arrange un gain de temps. L’utilisation de logiciel de gestion réduit le temps de traitement.
Le processus de facturation
Le déroulement de dématérialisation des factures fournisseurs se divise en deux temps primordiaux. D’abord, si l’entreprise souhaite obtenir des factures au format numérique tandis que les clients les expédient sous format papier, l’entreprise opte pour un intermédiaire afin de réaliser la numérisation, l’indexation et l’extraction des données à la conservation automatique dans la comptabilité générale. Dans ce cas, l’entreprise adopte la RAD pour l’identification et l’analyse des données. Il doit aussi utiliser le GED afin de pouvoir envoyer les factures numériques dans l’archivage électronique.
Pour le modèle de dématérialisation fiscale, l’envoyeur de facture effectue la signature électronique. Cette signature assure la fonction d’authentification. Dans ce cas, la facture doit être non modifiable pour la sécurité. Après, l’entreprise peut commencer à traiter les factures numérisées. Une fois cette procédure finie, elle garde les dossiers électroniques dans l’archivage électronique propre à l’entreprise tel un serveur.
Les types de factures et les modes de facturation
En général, il existe deux types de factures électroniques, les factures structurées et non structurées. L’entreprise respecte différentes règles d’échange de documents informatisés afin d’émettre les factures structurées. Ces factures sont acceptées par l’administration fiscale. Elles sont en conformité avec des formats respectant la norme EDI et SAP. Ces formats fournissent les structures de syntaxe qui favorise aux utilisateurs d’analyser les informations nécessaires sur les factures clients comme numéro de facture et le taux de TVA, particulièrement en cas de réclamation de l’administration fiscale. Ensuite, la facture dite non-structurée est envoyée sous format PDF ou JPEG non-modifiable.
Aussi, deux modes constituent la facturation. La facturation simple et la dématérialisation fiscale. Dans la facturation simple, l’échange de factures en ligne se fait par voie électronique entre fournisseur et client. La preuve dans le cadre juridique de cet échange reste la facture sous format papier. Pour le deuxième cas, l’échange de facture ne s’effectue que par voie électronique. Et les factures papier numérisées et authentifiées tiennent une certaine valeur et peuvent être utilisées comme preuve si besoin. La dématérialisation fiscale propose une réduction des coûts.
